Marketing automation werkt op basis van gegevens van klanten en prospects. Aan de ene kant zijn dat profielgegevens en aan de andere kant het gedrag dat iemand vertoont. Profielgegevens zijn bijvoorbeeld geslacht, woonplaats, functie, branche, etc. Maar daarnaast wordt er ook gekeken naar het gedrag dat wordt vertoond in de mails (opens en kliks) en op de website. Deze data wordt gebruikt om automatisch e-mails te verzenden.
Met behulp van verschillende software kan je regels (triggers) instellen die ervoor zorgen dat er een actie wordt uitgevoerd. Als we kijken naar triggers op basis van profielgegevens kan je denken aan een verjaardag e-mailflow: op de dag dat iemand jarig is, wordt er automatisch een e-mail verzonden om dit moment samen te vieren. Als we kijken naar triggers op basis van gedrag kan je denken aan een e-mailflow met een aantal e-mails die automatisch wordt gestart nadat iemand iets download op de website.
Daarnaast kan je een marketing automation tool gebruiken om prospects en klanten te segmenteren, want niet iedereen in de database heeft dezelfde behoeften. Je kan segmenteren op basis van gedrag of profielgegevens. Op die manier is het mogelijk om prospects, loyale klanten en klanten die al langer dan een jaar niks hebben gekocht een andere boodschap te sturen.