Wat is Docspro?

Docspro is een zakelijke dienstverlener, die al sinds 1994 bestaat. Sinds 2016 is Docspro onderdeel van Canon. En om in hun termen te blijven “Docspro helpt informatie gedreven processen te automatiseren, optimaliseren en te robotiseren”. Eigenlijk helpen ze bedrijven met technologie omarmen, door te adviseren, implementeren en vervolgens ook medewerkers te trainen in het gebruik van die software. Alles om bedrijven futureproof te maken. Daar werken we graag aan mee!

De start van de samenwerking

Ons zusterbedrijf Stuurlui heeft de website gebouwd. Vervolgens raakten wij aan de praat met Vicencia, de marketingcoördinator van Docspro. Na het geven van een training intern bij Docspro zijn we gestart om de vindbaarheid van Docspro te verhogen, omdat dit achter lag op de concurrentie. Dus, even een korte achtergrond van hoe het ervoor stond:

  • Inzage in data: er werd niets met Analytics gedaan, er was geen kennis over hoeveel bezoekers Docspro had en wat het effect was. Daarom zijn gelijk gestart met alle belangrijke interacties meetbaar maken, doelen aanmaken in Analytics en realistische targets stellen

  • (klik op het plaatje voor full-screen / gefingeerde data)

  • Het Google Ads account was ingericht door een freelancer: zoals we helaas vaker zien, schortte er veel aan de setup en konden we eigenlijk opnieuw beginnen. Nieuwe adgroups opzetten, nieuwe ads aanmaken en onze checklists doorlopen om ervoor te zorgen dat het in ieder geval vanaf moment 1 beter ging presteren
  • Veel SEO issues: er waren door de vele wijzigingen aan de website, URLs en images, bijzonder veel broken links. Dit was met name het grootste probleem in het begin. Daarom hebben we alle SEO punten in ons SEO template gezet, zodat zowel Docspro als wij wisten wat er moest gebeuren

  • (klik op het plaatje voor full-screen)

Optimaliseren en leren

Dan is fase 1 voorbij: we zijn aan de slag en kunnen gaan leren en experimenteren. Door iedere maand elkaar te zien, vaak contact te hebben en aan de juiste knoppen te draaien, waren we onderweg om iedere maand betere resultaten te behalen.

Iedere maand betere resultaten – hoe halen we dat? Daarvoor hebben we een aantal ingrediënten:

  • Gezamenlijk Trelloboard: we werken met de belangrijke stakeholders in een gezamenlijk Trelloboard. Hier kan iedereen alles plaatsen, en kunnen we belangrijke communicatie centraliseren. Dit zorgt voor overzicht, en te midden van dit overzicht zie je alle wijzigingen die we hebben gedaan. Dat betekent dat we nooit dingen opnieuw hoeven te doen en iedere keer weer verder kunnen kijken
  • Ongewoon betrokken zijn: we zijn de Online Divisie en zo moeten we ook voelen. Het moet voelen alsof we collega’s zijn, en in het geval van Vicencia voelt dat aan onze kant zeker zo. Regelmatig een kort belletje, appje of zeer recentelijk even brownies sturen (dat hebben we gedaan, omdat we een fout hebben gemaakt / moeten we er natuurlijk wel bij benoemen 😉
  • Regelmatig elkaar (virtueel) zien: Docspro verandert snel, er worden keuzes gemaakt waar wij niet bij zijn, maar ook de concurrentie verandert snel. Daarom moeten we elkaar scherp houden en regelmatig zien. Het werkt beide kanten op: Vicencia vertelt wat er nieuw is bij Docspro en waar ze over nadenken, en wij geven de informatie terug vanuit de campagnes en markt. Zo blijven we met elkaar vooruitzien
  • Flexibel blijven: soms zorgt voortschrijdend inzicht voor andere werkzaamheden. Zo kan je de pre-corona periode amper vergelijken met de corona periode. En dat betekent dat we met elkaar flexibel moeten blijven. Als we tijdelijk elkaar vaker moeten zien, workshops moeten geven, of hele marketingkanalen links moeten laten liggen of moeten duiken, dan moeten we dat doen
  • Proactief met verbeterpunten komen: tijdens de afgelopen anderhalf jaar hebben we meermaals nieuwe opties, kansen en verbeterpunten benoemd. Door regelmatig website analyses te doen, komen we achter punten waar de bezoeker problemen mee heeft. Doordat marketing ontwikkelt, komen er nieuwe kansen in specifieke onderdelen, die we adviseren etc.

En zo ontwikkelen en groeien we samen verder.

Wat heeft het opgeleverd?

Dan is natuurlijk de grote vraag: wat heeft het opgeleverd? Eigenlijk zien we een hele mooie stabiele groei voor Docspro, zowel op vindbaarheid als op conversie. Even wat getallen op een rijtje:

  • -23% minder vertoningen
  • +22% meer klikken
  • -17% minder kosten
  • -32% lagere CPC
  • +34% meer ingevulde formulieren op de website

Eigenlijk zien we dus een stabiele groei in bezoekers, met minder budget, en vooral een stabiele groei in leadformulieren. Resultaten om over naar huis te schrijven!

Uitbreiden en doorgroeien

Maar, dat betekent niet dat we stil blijven zitten, want we willen de concurrentie voor blijven. Daarom zijn we sinds dit jaar bezig geweest met de volgende onderdelen:

  • Chatbot: nu zie je rechtsonder op de website een chatfunctie. Dit is een bot, die wordt ingezet om contactgegevens te achterhalen, zodat de Docspro consultants contact kunnen opnemen. Vooralsnog wordt de chatbot slechts mondjesmaat gebruikt en dat biedt dus weer ruimte voor verbetering
  • Bing Ads: we hebben een stabiele Google Ads campagne draaien, en nu hebben we die ook uitgebreid naar Bing Ads. Dit is nu al zo’n 10% van het totale SEA verkeer, tegen veel lagere kosten, en daarmee een hele fijne uitbreiding
  • Kennissessies: we gaan binnenkort kennissessies geven bij de overige labels van Canon. Voor ons leuk om te laten zien wat we hebben gedaan, voor hen goed om gelijk een hoop informatie te kunnen gebruiken voor hun eigen merk. En voor Vicencia weer goed om meer begrip voor marketing binnen de groep te hebben.
  • Social media: er werd vooralsnog weinig gedaan met social media door Docspro. Dat hebben we sinds dit jaar even rechtgetrokken. Neem vooral even een kijkje op het LinkedIn profiel en volg ze voor al het nieuws omtrent het verbeteren van bedrijfsprocessen

Dus alles tezamen een prachtige samenwerking, waarbij je door iedere maand het beter te willen doen, nieuwe dingen te proberen en datagedreven te werken een goede groei kan realiseren.